PRIVACY POLICY - ONTHEGOOD
VERSIE 22 MEI 2018
Bij OnTheGood is discretie en bescherming van persoonsgegevens van haar netwerkcontacten en klanten in goede handen. Daarom geven wij graag inzicht in ons beleid inzake het verzamelen, gebruiken en overdragen van persoonsgegevens en de veiligheidsmaatregelen die wij hebben getroffen om uw gegevens te beschermen.
Ons privacy beleid is van toepassing als u onderdeel bent van ons netwerk dat wij met regelmaat op de hoogte houden van ons aanbod of wanneer wij diensten voor u leveren als klant of opdrachtgever. Alle gegevens die we rechtstreeks van u ontvangen (via de post, onze online web formulieren, e-mails, telefonisch contact, het door u afgegeven visitekaartje of door u gegeven mondeling informatie) valt onder dit beleid. Tevens is dit privacy beleid van toepassing als u een contactpersoon bent van een leverancier of samenwerkingspartner van OnTheGood.
ONZE SERVICES
OnTheGood is een waardegedreven consultancy, gericht op het helpen van individuen, teams en organisaties in de ontwikkeling van waardegedreven organisaties, leiderschap en toezicht. Dat doen wij door het aanbieden van leergangen over waardegedreven leiderschap, het ondersteunen van teams en organisaties in hun ontwikkeling vanuit een waardegedreven perspectief, het coachen van teams en individuen, het modereren van bijeenkomsten en dialogen, het optreden als spreker en het ontwikkelen van instrumenten en het publiceren van artikelen, blogs en boeken.
Wij richten ons met onze dienstverlening op de volle breedte van het maatschappelijk veld: overheden, (maatschappelijke) instellingen en het bedrijfsleven.
GEGEVENSVERZAMELING
Om ons netwerk en onze klanten goed te kunnen bedienen verzamelen wij persoonsgegevens in het kader van de hierboven genoemde diensten. Persoonsgegevens zijn die gegevens die de identificatie van een natuurlijk persoon mogelijk maken. Over de verzameling van persoonsgegeven moeten we vanaf 25 mei 2018 expliciet uw schriftelijke toestemming vastleggen.
Wij maken onderscheid tussen ‘algemene persoonsgegevens’ en ‘specifieke persoonsgegevens’. Algemene persoonsgegevens zijn de gegevens die wij verwerken ten behoeve van onze berichtgevingen. Dan gaat het om de registratie van: naam, adres, woonplaats, telefoonnummers (werk, privé, mobiel), professionele functie en email adres. Specifieke persoonsgegevens zijn gegevens die wij verwerken ten behoeve van onze dienstverlening bij klanten.
Volgens de wetgeving mag een organisatie geen specifieke persoonsgegevens gebruiken, tenzij er een wettelijke uitzondering of geldende grondslag voor is.
OnTheGood mag persoonsgegevens verwerken op basis van de volgende grondslagen:
- Toestemming van de betrokken persoon om gegevens te bewaren in het kader van de hierboven beschreven diensten.
- De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst; hieronder vallen bijvoorbeeld het verzamelen relevante gegevens zoals naam, contactgegevens en correspondentie van personen die opdrachtgever vertegenwoordigen in het kader van een overeengekomen opdracht en het wederzijds kunnen nakomen van de overeengekomen verplichtingen en garanties.
UITGANGSPUNTEN VOOR DE VERZAMELING VAN PERSOONSGEGEVENS
OnTheGood past de volgende principes toe bij de verwerking van persoonsgegevens:
- Persoonlijke, aan ons toevertrouwde, informatie wordt door OnTheGood nooit aan derden verstrekt, aan wie dan ook, tenzij u ons daartoe vooraf toestemming hebt gegeven.
- Gegevens worden door OnTheGood verzameld voor de diensten als hierboven beschreven en als zodanig gebruikt. Het verzamelen en verwerken van deze gegevens zullen worden beperkt tot deze diensten en u wordt hierbij vooraf geïnformeerd over de doeleinden en gebruik van zulke gegevens.
- Gegevens die door OnTheGood worden verwerkt zijn adequaat en relevant en niet bovenmatig in relatie tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Gegevens worden door OnTheGood niet langer bewaard dan gepast of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt of in verband met lokale wettelijke regelgeving.
Gegevens worden door OnTheGood verzameld, gebruikt en bewaard in overeenstemming met de wettelijke rechten van de persoon:
Recht op inzage
Hiervoor kunt een verzoek per email sturen aan Johan Bouwmeester, Partner OnTheGood. Hij zal binnen 31 dagen een afspraak met u laten maken om u uit te nodigen om uw persoonlijke file samen met een partner van OnTheGood in te zien nadat u zich heeft kunnen legitimeren met een geldig identificatiebewijs. Ook kunt u dan een hard copy print ontvangen van alle gegevens die over u zijn bewaard of kan een beveiligd data export bestand worden gemaild aan een door u verstrekt email adres. Persoonlijke werkaantekening van een OnTheGood partner, consultant, secretaresse of andere medewerker die dienen als geheugensteuntje of voor zuiver intern gebruik vallen buiten het recht op inzage.
Recht op bezwaar tegen gegevensverwerking
Hiervoor kunt u een verzoek per email sturen aan Johan Bouwmeester, Partner OnTheGood. Zij zal binnen 31 dagen beoordelen of en per wanneer uw gegevens geheel of gedeeltelijk verwijderd kunnen worden uit ons informatie systeem.
Recht van verzet
Dit betekent dat u zich kunt verzetten tegen het gebruik door OnTheGood van uw gegevens voor commerciële doeleinden. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het gebruik van uw gegevens voor onze nieuwsbrieven. U kunt zich hiervoor via de ontvangen mailing direct uitschrijven via de ‘unsubscribe’ mogelijkheid. Tot slot kunt u altijd een email sturen aan Johan Bouwmeester, Partner OnTheGood, met het verzoek in ons informatie systeem het criterium ‘emailing NEE’ aan te vinken.
Recht tot het indienen van een klacht
Indien u een klacht heeft over de persoonsgegevens die OnTheGood over u heeft verwerkt of gedeeld met haar opdrachtgevers heeft u het recht om een klacht in te dienen bij iedere partner van OnTheGood en/of de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij zouden er sterk de voorkeur aangeven dat u uw klacht in ieder geval eerst kenbaar maakt aan OnTheGood. Dit kunt u doen door een email te sturen aan Johan Bouwmeester, Partner OnTheGood. De klacht zal binnen 31 dagen worden beoordeeld. Als we het verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er een aantal situaties waarin wij het verzoek moeten weigeren. Wij zullen een verzoek bijvoorbeeld kunnen weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder weegt. Dit kan voorkomen in gevallen dat uw inzageverzoek ook de persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we het verzoek afwijzen, zullen we schriftelijk motiveren waarom we niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met onze beslissing op een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet. In dat geval heeft u nog steeds het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Gegevens worden door OnTheGood bewaard in beveiligde elektronische informatie systemen die alleen toegankelijk zijn via beveiligde devices.
- Geschikte technische en fysieke maatregelen worden door OnTheGood genomen ter voorkoming van onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of beschadiging van gegevens door onbevoegde organisaties, openbaring of verwerking.
- Indien het onverhoopt voorkomt dat OnTheGood per ongeluk of opzettelijk uw persoonsgegevens verliest of dat uw persoonsgegevens in handen komen van derden die daartoe niet bevoegd zijn, dan is er sprake van een datalek. Johan Bouwmeester, Partner OnTheGood, zal dit datalek binnen 72 uur vanaf het moment dat OnTheGood het datalek heeft ontdekt dit digitaal melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Gemeld zal worden: wat de aard is van de inbreuk, welke instanties of persoon kunnen worden geraadpleegd om meer informatie te verkrijgen over de inbreuk, welke maatregelen worden aanbevolen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken, wat de inbreuk mogelijk voor gevolgen heeft, welke maatregelen door OnTheGood zijn genomen of voorstelt om deze gevolgen te verhelpen. Indien het lek een hoog risico betekent voor de persoon/personen in kwestie dan worden deze door Johan Bouwmeester, Partner OnTheGood op de hoogte gesteld. Een datalek wordt door OnTheGood intern ook gedocumenteerd in het ‘datalek register’ om er van te leren en maatregelen te kunnen treffen om een dergelijk datalek in de toekomst te kunnen voorkomen.
- OnTheGood is niet verantwoordelijk voor de privacy- en beveiligingspraktijken van onze opdrachtgevers en de opvolging daarvan. Deze kunnen verschillen met ons privacy beleid en de navolging daarvan.
- Als algemene regel zal OnTheGood uw gegevens niet delen met opdrachtgevers of derde partijen die buiten de EU zich gevestigd die een lager level van dataprotectie hebben of hanteren dan Nederland.
- Door het expliciet en met toestemming verstrekken van gegevens aan OnTheGood gaat u ermee akkoord dat OnTheGood deze gegevens mag verwerken voor de diensten en daarmee gerelateerde doeleinden en in overeenstemming met de principes zoals opgenomen in dit privacy beleid.
- Indien u niet expliciet toestemming verleent aan OnTheGood voor het verzamelen van uw gegevens via email, ons online web formulier of periodieke mailing waarin we expliciet om uw toestemming vragen door op een button te klikken, zijn we helaas genoodzaakt om uw gegevens te verwijderen of niet verder op te nemen in ons informatie systeem.
- Personen jonger dan 18 jaar komen niet in aanmerking om persoonlijke gegevens via ons online formulier door te geven en zullen door ons worden verwijderd van onze systemen.
Beveiliging
OnTheGood heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om de elektronische en handmatige verwerking van uw persoonlijke gegevens te beschermen en misbruik te voorkomen, onderhevig aan wettelijke regelgeving. Denk hierbij aan maatregelen om onze website en informatie systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Transmissies over het internet zijn echter nooit volledig te beveiligen of vrij van fouten. We nemen echter gepaste technische en organisatorische maatregelen, passend bij de risico’s op misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste publicatie, wijzigingen of vernietiging van persoonlijke gegevens en om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij dragen er ook zorg voor dat derde partijen en gelieerde ondernemingen die persoonlijke gegevens verwerken namens OnTheGood adequate beveiliging in acht nemen en werken volgens de hiervoor geldende wet- en regelgeving.
Onze en andere websites
De websites van OnTheGood (waardegedrevenleiderschap.nl en onthegood.nl) gebruiken geen cookies om informatie te vergaren. Indien u via onze website, bijvoorbeeld door op een link te klikken naar een andere organisatie, wordt geleid naar een andere website, kan het zijn dat deze website een ander privacy beleid hanteert. Wij raden u dan ook aan het privacy beleid van de desbetreffende organisatie te raadplegen. Wij hebben geen zeggenschap over informatie die wordt verzameld door deze derden en kunnen hiervoor dan ook niet aansprakelijk worden gesteld.
Delen van persoonsgegevens met derden
OnTheGood verstrekt uw gegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Voor de nieuwsbrief maken we gebruik van de diensten van MailChimp, een in de Verenigde Staten van Amerika gevestigd bedrijf. De gegevens waarmee u zich abonneert op de nieuwsbrief worden dus ook in dat land op een server opgeslagen. Lees het privacybeleid van MailChimp (Engels).Overdracht van gegevens
In het onwaarschijnlijke geval dat we onze zakelijke activiteiten verkopen of op andere wijze van de hand doen, geheel of gedeeltelijk, behouden we ons het recht voor uw informatie over te dragen als onderdeel van de zakelijke activa van ons bedrijf. U kunt er van op aan dat we uw persoonsgegevens niet verkopen aan derden of gebruiken voor andere zakelijke activiteiten die onverenigbaar zijn met ons diensten en doeleinden zoals beschreven in dit Privacy Beleid.
Updates privacy policy
Van tijd tot tijd kan het nodig zijn onze privacy policy aan te passen aan de geldende juridische, technische of zakelijke ontwikkelingen. We zullen hiervan dan een aankondiging zetten op de nieuwspagina van onze website.
Contact
Voelt u zich vrij om contact met ons op te nemen in het kader van ons privacy beleid voor opmerkingen, vragen, klachten of suggesties. Dit kan door een bericht te sturen aan Johan Bouwmeester, partner OnTheGood: johan@waardegedrevenleiderschap.nl